Dernière mise à jour : 31 juillet 2023

1. Introduction et portée

Les termes et expressions en majuscules qui ne sont pas définis autrement ont le sens qui leur est attribué à l’article 2.

CORACTIVE HIGH-TECH INC. (« Coractive », « nous » ou « notre ») est résolue à protéger les Renseignements personnels qu’elle recueille dans le cadre de l’exploitation de son entreprise et du maintien de ses relations commerciales.

Le présent avis relatif à la protection des Renseignements personnels (l’« Avis ») explique nos pratiques concernant le traitement, notamment la collecte, l’utilisation, la divulgation, la rétention et la destruction des Renseignements personnels que nous colligeons à votre égard lorsque vous visitez notre site Web https://coractive.com/ (le « Site Web »), conformément aux Lois sur la protection de la vie privée. Nous prenons les mesures nécessaires afin que les Renseignements personnels que nous colligeons soient adéquats, pertinents, non-excessifs et utilisés pour des finalités limitées. Dans certaines circonstances, certaines dispositions du présent Avis dépassent les exigences des Lois sur la protection de la vie privée, dans de telles situations, nous avons pleine discrétion pour les appliquer.

L’Avis décrit également les droits à la protection des Renseignements personnels dont bénéficient les Personnes concernées, notamment le droit de s’opposer à certains des traitements effectués par Coractive.

Cet Avis ne s’applique toutefois pas aux Renseignements personnels colligés par :

a)    nous hors ligne, par tout autre moyen, incluant tout autre site Web exploité par une tierce partie, dans un tel cas, veuillez-vous référer au RPRP mentionné au paragraphe 3.1.2, lequel pourra vous transmettre notre avis applicable à ce type de collecte, le cas échéant;

toute tierce partie, par toute application ou contenu (incluant des annonces publicitaires) qui peuvent lier ou être accessible sur le Site Web.

Le Site Web n’est pas destiné aux enfants de moins de 16 ans et nous ne colligeons pas consciemment de Renseignements personnels relatifs à de tels enfants.

Il est important de lire cet Avis avec tout autre avis relatif à la protection des Renseignements personnels que nous pouvons vous transmettre à l’occasion lorsque nous colligeons vos Renseignements personnels afin que vous soyez pleinement conscients des façons et finalités pour lesquelles nous utilisons vos Renseignements personnels. Cet Avis complète tout autre avis ou politique relative à la protection des Renseignements personnels et n’est pas censé les remplacer. Si vous n’êtes pas d’accord avec nos politiques et pratiques en matière de protection des Renseignements personnels qui respectent les Lois sur la protection de la vie privée, votre choix est de ne pas utiliser le Site Web. En nous transmettant activement vos Renseignements personnels par des interactions directes dans le cadre du Site Web, vous nous indiquez que vous comprenez, acceptez et consentez aux pratiques décrites à cet Avis. Notez que lorsque nous colligeons des Renseignements personnels d’une manière que vous n’êtes pas susceptible de vous en apercevoir, par exemple par l’utilisation de témoins (cookies) or autre technologie de traçage, nous obtiendrons votre consentement préalable exprès (opt-in) conformément à notre Avis concernant les témoins (cookies).

2. Définitions

« Autorité de contrôle » signifie toute autorité publique indépendante qui a été créée par un organisme gouvernemental et qui est responsable de surveiller l’application d’une Loi sur la protection de la vie privée dans le but de protéger les droits fondamentaux et libertés des Personnes concernées en lien avec le traitement de Renseignements personnels et faciliter la libre circulation des Renseignements personnels.

« Avis concernant les témoins (cookies) » signifie notre avis décrivant comment nous traitons les témoins (cookies) et autres traceurs. Vous pouvez accéder à cet avis en cliquant ici

« EEE-RU » signifie l’Espace économique européen et le Royaume-Uni.

« Incident de confidentialité » signifie l’accès, l’utilisation ou la communication non autorisée à un Renseignement personnel ainsi que la perte d’un Renseignement personnel ou toute autre atteinte à la protection d’un tel renseignement.

« Lois sur la protection de la vie privée » signifie les lois applicables régissant le traitement des Renseignements personnels, incluant la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques, L.C. 2000, ch. 5, la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, L.Q. ch. P-39.1 et les autres lois provinciales similaires, le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (règlement général sur la protection des données) (« RGPD »), la Loi sur la Protection des Données du 19 juin 1992 (Suisse), the Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament and of the Council of April 27, 2016 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data, and repealing Directive 95/46/EC as incorporated into UK law under the Data Protection Act 2018 (DPA) and as amended by the Data Protection, Privacy and Electronic Communications (Amendments etc) (EU Exit) Regulations 2019 and the Data Protection, Privacy and Electronic Communications (Amendments etc) (EU Exit) Regulations 2020 (« RGPD-RU »), ainsi que les règlements, les bulletins d’interprétation, les avis et les décisions des organismes chargés de leur exécution s’y rapportant.

« Personne concernée » ou « vous » signifie toute personne identifiée ou identifiable au sujet de laquelle Coractive recueille des Renseignements personnels via le ou à l’occasion de vos interactions avec le Site Web.

« Renseignement anonymisé » signifie un renseignement qui ne permet plus, de façon irréversible, d’identifier directement ou indirectement la Personne concernée.

« Renseignements commerciaux » signifie tout Renseignement personnel identifié au paragraphe 4.2.

« Renseignements d’identité et de coordonnées » signifie tout Renseignement personnel identifié au paragraphe 4.1.

« Renseignements d’utilisation ou de profil » signifie tout Renseignement personnel identifié au paragraphe 4.3.

« Renseignements marketing » signifie tout Renseignement personnel identifié au paragraphe 4.5.

« Renseignements personnels » signifie tout renseignement concernant une personne physique identifiée ou identifiable ou selon le sens donné à ce terme ou au terme « données personnelles » en vertu d’une loi sur la protection de la vie privée, mais exclut les renseignements qui ne sont pas considérés des Renseignements personnels en vertu des différentes Lois sur la protection de la vie privée. Aussi, pour plus de certitude, est réputée être une « personne physique identifiable », une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu’un nom, un numéro d’identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale.

« Renseignements personnels sensibles spéciaux » signifie tout Renseignement personnel identifié au paragraphe 4.6.

« Renseignements techniques » signifie tout Renseignement personnel identifié au paragraphe 4.4.

3 Responsable de la protection des Renseignements personnels et Autorités de contrôle

3.1  Responsabilité
Coractive est responsable du traitement des Renseignements personnels qu’elle traite et a nommé un responsable de la protection des Renseignements personnels (le « RPRP ») qui s’assure que Coractive se conforme aux Lois sur la protection de la vie privée.

3.1.1 Coordonnées de Coractive à titre de responsable du traitement des Renseignements personnels :

Coractive High-Tech Inc.
a/s Gisèle Chouinard
4680 rue Michelet
Québec (Québec) G1P 0B5

Tél. : 418 845-2466
Courriel : confidentialite@coractive.com

3.1.2      Coordonnées du RPRP :
Mme Gisèle Chouinard  
4680 rue Michelet
Québec (Québec) G1P 0B5

Tél. : 418 845-2466
Courriel : confidentialite@coractive.com

3.2 Autorités de contrôle
Vous avez en tout temps le droit de déposer une plainte auprès d’une Autorité de contrôle :

Au Canada :

a)  Dans certaines circonstances, si vous soumettez vos Renseignements personnels lorsque vous êtes situé au Québec : à la Commission d’accès à l’information du Québec (https://www.cai.gouv.qc.ca);
b)  Dans certaines circonstances, si vous soumettez vos Renseignements personnels lorsque vous êtes situé en Alberta : au Commissariat à l’information et à la protection de la vie privée de l’Alberta (https://www.oipc.ab.ca/);
c)  Dans certaines circonstances, si vous soumettez vos Renseignements personnels lorsque vous êtes situé en Colombie-Britannique : au Commissariat à l’information et à la protection de la vie privée de la Colombie Britannique (https://www.oipc.bc.ca/);
d)  Si vous soumettez vos Renseignements personnels lorsque vous êtes situé ailleurs au Canada : à la Commission d’accès à l’information (www.cai.gouv.qc.ca) ou au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada (https://www.priv.gc.ca/), selon les circonstances applicables;

Autres juridictions :
a)  Si vous vous soumettez vos Renseignements personnels lorsque vous êtes situé dans l’Espace Économique Européen (« EEE ») : a une Autorité de contrôle sur ce territoire telle que la CNIL (www.cnil.fr) ou la Data Protection Commission of Ireland (www.dataprotection.ie), par exemple;
b)  Si vous soumettez vos Renseignements personnels lorsque vous êtes situé en Suisse : via une procédure en justice conformément aux articles 28, 28a et 28l du Code civil Suisse;
c)   Si vous soumettez vos Renseignements personnel lorsque vous êtes situé au Royaume-Uni : à l’Information Commissioner’s Office (https://ici.org.uk/); et
d)  Si vous soumettez vos Renseignements personnels lorsque vous êtes ailleurs dans le monde et que l’autorité de contrôle de cette juridiction n’a pas compétence : à la Commission d’accès à l’information (www.cai.gouv.qc.ca).

Nous apprécierions toutefois avoir la chance de répondre à vos questions ou discuter de votre problématique avant que vous ne contactiez une telle autorité de contrôle. Ainsi, nous vous saurions gré de  communiquer en premier avec nous.

4. Renseignements personnels recueillis par Coractive ou que vous nous fournissez

Nous limitons notre collecte de Renseignements personnels aux renseignements nécessaires afin de vous permettre l’accès et l’utilisation du Site Web ainsi que pour les finalités plus amplement détaillées à l’article 6 des présentes.

Coractive recueille et traite les Renseignements personnels suivants :

4.1  Renseignements d’identité et de coordonnées.
 Votre prénom, nom et adresse courriel avec lesquels vous souhaitez nous contacter via notre Site Web ou vous vous abonnez à nos infolettres ainsi que dans certaines situations, le nom de votre organisation, votre titre, votre ville, votre numéro de téléphone et votre pays.

4.2  Renseignements commerciaux.
Les Renseignements personnels fournis dans le cadre de la relation contractuelle ou de la relation client entre vous et Coractive.

4.3   Renseignements d’utilisation ou de profil.
 Les renseignements portant sur la façon dont vous utilisez le Site Web, y compris la langue d’affichage, les services que vous avez consultés ou recherchés, le temps de réponse des pages, les erreurs de téléchargement, la durée des visites et les renseignements concernant l’interaction avec les pages (notamment le défilement, les clics et les passages avec la souris), lesquels sont traités grâce à l’utilisation de témoins (cookies). Pour en apprendre davantage sur notre utilisation des témoins ou d’une technologie similaire, veuillez consulter notre Avis concernant les témoins (cookies). 

4.4   Renseignements techniques.
 Les renseignements recueillis durant vos visites de notre Site Web. Ces renseignements comprennent votre adresse de protocole Internet (IP), vos données de localisation, vos données sur les connexions et journaux web, les adresses Internet référées, les autres données de communications, les recherches effectuées et les pages visitées, l’heure, la date, vos préférences de langue, les navigateurs que vous utilisez et leurs versions, les types et versions des modules complémentaires des navigateurs, le type d’appareil, les paramètres du fuseau horaire, le système d’exploitation et la plateforme de vos appareils avec lesquels vous naviguez ou vous vous connectez et utilisez le Site Web. Aussi, afin de faciliter votre utilisation du Site Web ou pour des communications futures, Coractive ou ses fournisseurs de services peuvent utiliser des témoins (cookies) pour recueillir des renseignements relatifs à la connexion Internet et la manière et le moment de votre consultation du Site Web. Pour en apprendre davantage sur notre utilisation des témoins ou d’une technologie similaire, veuillez consulter notre Avis concernant les témoins (cookies).

4.5   Renseignements marketing.
 Vos préférences relativement à la réception de courriels de marketing ou autre outil marketing transmis via le Site Web, d’outils marketing de tiers et vos préférences en matière de communication. Ces renseignements pourraient être liés à votre identité personnelle.

4.6   Renseignements personnels sensibles spéciaux.
 Normalement nous ne traitons aucun Renseignement personnel sur votre origine raciale ou ethnique, vos opinions politiques, vos convictions religieuses, vos activités syndicales, votre santé physique ou mentale, votre vie sexuelle et votre orientation sexuelle ou des détails sur des infractions criminelles ou des données génétiques ou biométriques, toutefois, si vous nous en faites part sur notre Site Web, nous les traiterons conformément au présent Avis.

5. Renseignements de tiers; renseignements non-personnels et liens de tiers

Coractive désire vous informer à l’égard de ce qui suit :

5.1   Renseignements personnels de tiers.
Si vous nous fournissez des Renseignements personnels sur toute autre personne physique, vous devez vous assurer qu’ils comprennent l’utilisation qui sera faite de leurs Renseignements personnels et qu’ils vous ont donné l’autorisation de nous les communiquer et de permettre à nos fournisseurs de les utiliser. Ainsi, vous devez obtenir avant que ces renseignements ne nous soient communiqués, le consentement libre et éclairé de chaque individu quant à la communication de ses Renseignements personnels et à l’utilisation ultérieure par Coractive de ces Renseignements personnels, conformément à cet Avis, à moins que la loi ne le permette autrement.

5.2   Renseignements non-personnels.
Certains renseignements mentionnés à l’article 4 ne constituent pas des Renseignements personnels lorsqu’ils ne permettent pas de vous identifier directement ou en combinaison avec d’autres renseignements. Par mesure de précaution, Coractive peut traiter ses renseignements comme s’il s’agissait de Renseignements personnels, mais se réserve le droit de ne pas le faire.

5.3    Liens de tiers.
Le Site Web peut contenir des liens vers des sites Web, modules (plug-in) et applications de tierces parties. Cliquer sur ces liens ou autoriser ces connexions peut permettre à des tierces parties de colliger ou partager des Renseignements personnels à votre égard. Nous ne contrôlons pas ces éléments de tierces parties et nous ne sommes pas responsables de leurs avis ou politiques relatifs à la protection des Renseignements personnels. Lorsque vous quittez le Site Web pour utiliser ces éléments, nous vous encourageons à lire les avis ou politiques relatifs à la protection des Renseignements personnels qui les régissent.

6.  Finalités de la collecte des Renseignements personnels

De manière générale, nous recueillons vos Renseignements personnels dans le but de fournir un accès au Site Web et vous informer sur notre entreprise et nos produits et services. Coractive recueillera, utilisera, communiquera ou autrement traitera ces renseignements uniquement dans la mesure requise à ces finalités. Si Coractive devait utiliser, communiquer ou autrement traiter des Renseignements personnels d’une Personne concernée à d’autres fins que celles mentionnées dans cet Avis, nous obtiendrons votre consentement avant d’utiliser, de communiquer ou autrement traiter ces renseignements, sauf dans les circonstances dont il est question à l’article 10 de l’Avis.

Plus précisément, Coractive recueille des Renseignements personnels, dans la mesure où la loi l’autorise, afin de :

Coractive vous fournira uniquement des informations liées au marketing si vous avez, dans les cas où la loi l’exige, choisi de recevoir des communications de cette nature ou que vous avez l’occasion en tout temps de ne plus recevoir ce type d’informations.

Coractive n’utilisera pas vos Renseignements personnels dans le but de prendre des décisions automatisées à votre égard.

Coractive n’utilisera pas les Renseignements personnels à d’autres fins que celles pour lesquelles ils ont été recueillis, sauf si la Personne concernée y a consenti, à moins que :

a)    des motifs de nature légale, médicale ou de sécurité ne permettent pas d’obtenir le consentement; ou
b)    Coractive soit autorisée à le faire ou soit tenue de le faire en vertu des lois applicables.

7. Circonstances de la collecte des Renseignements personnels

Les circonstances dans lesquelles Coractive peut recueillir des Renseignements personnels vous concernant comprennent les suivantes :

7.1   Interactions directes.
Vous pouvez nous fournir vos Renseignements personnels tels que ceux relatifs à votre identité, vos contacts et à la facturation lorsque vous ou votre entreprise :

a)    utilisez le Site Web;
b)    remplissez un formulaire, formulez une demande, interagissez ou naviguez sur le Site Web; et
c)     communiquez avec nous par téléphone, courriel ou autres moyens électroniques, ou par écrit, ou lorsque vous nous fournissez directement d’autres renseignements, notamment dans le cadre de conversations tenues avec tout membre de l’équipe Coractive dans le cadre de l’utilisation du Site Web.

7.2   Interactions ou technologies automatisées.
 Pendant que vous naviguez sur le Site Web ou utilisez toute autre partie du Site Web, nous colligeons automatiquement vos Renseignements techniques et certains de vos Renseignements d’utilisation ou de profil.

8. Conséquences d’un refus de fournir des Renseignements personnels

Lorsque nous devons colliger des Renseignements personnels en vertu de la loi ou en vertu des Conditions d’utilisation du Site Web et que vous refusez de nous communiquer certains Renseignements personnels, il est possible que nous ne soyons pas en mesure de vous fournir le Site Web ou une partie de celui-ci. Dans cette éventualité, nous pourrions devoir annuler notre engagement à votre égard. Vous serez cependant avisé si cette situation devait se présenter.

9.  Collecte de Renseignements personnels auprès de tiers

Coractive ne recueillera de Renseignements personnels à votre égard auprès de tiers seulement qu’après avoir obtenu votre consentement ou dans la mesure où la loi l’autorise.

Voici les noms de nos fournisseurs auprès desquels nous colligeons des Renseignements personnels à votre égard ainsi que le type de Renseignements personnels ainsi colligés :

Fournisseur : Google Analytics

Types de renseignements personnels : renseignements techniques, renseignements d’utilisation ou de profil

Fournisseur : LinkedIn Corporation

Types de renseignements personnels : renseignements techniques, renseignements d’utilisation ou de profil

10.  Divulgation de vos Renseignements personnels

10.1          Destinataires.
Coractive pourrait communiquer vos Renseignements personnels :

a)    à nos entités membres de notre groupe dans le cadre de notre prestation de services à votre égard;

b)    à nos fournisseurs de services situés aux États-Unis auxquels nous faisons appel expressément dans le cadre du Site Web, lesquels agissent à titre de sous-traitant :
       1)    Zoho Corporation Pvt. Ltd. (https://zoho/privary.html);
       2)   Microsoft Corporation (Office 365) (https://privacy.microsoft.com); et
       3)   Google LLC (Google Analytics) (https://policies.google.com/privacy?gl=CA&hl=fr)
     4) LinkedIn Corporation (https://fr.linkedin.com/legal/privacy-policy?)
b)   à des tribunaux, des autorités chargées de l’application des lois, des autorités de réglementation, des fonctionnaires ou des procureurs ou toute autre partie lorsque cela est raisonnablement nécessaire afin d’engager, d’exercer ou de s’opposer à une procédure légale, ou dans le cadre d’un processus de règlement alternatif des différends;
c)  dans le cadre d’une faillite, d’une fusion, de la vente, ou du transfert d’actifs de Coractive, d’une acquisition ou d’une transaction semblable. Dans l’éventualité d’une telle transaction au cours de laquelle vos Renseignements personnels devraient être transférés à une tierce partie, nous déploierons des efforts raisonnables pour vous en aviser. Par exemple, nous publierons un avis de transfert de Renseignements personnels sur le Site Web et, si nous disposons de votre adresse courriel, nous acheminerons un avis de transfert de Renseignements personnels à cette adresse. De plus, nous exigerons de la tierce partie recevant vos Renseignements personnels, dans une telle situation, qu’elle accepte de protéger la confidentialité de vos Renseignements personnels d’une façon conforme à cet Avis et qu’elle respecte les Lois sur la protection de la vie privée. Elle devra par ailleurs s’engager à ne traiter vos Renseignements personnels que conformément à cet Avis à moins de vous aviser au préalable, et lorsque requis par la loi, en obtenant au préalable votre consentement. Dans le cas où nous traitons vos Renseignements personnels sur la base de votre consentement, vous aurez la possibilité de retirer votre consentement afin que cette tierce partie ne puisse pas les traiter; et
d)   si nous estimons de bonne foi que cette mesure est appropriée ou nécessaire pour éviter une violation de nos Conditions d’utilisation du Site Web ou de toute autre entente à laquelle vous êtes partie; pour nous prémunir contre une réclamation; pour protéger nos droits, notre propriété, notre sécurité ou ceux d’un partenaire, d’une personne ou du public; pour maintenir et assurer la sécurité et l’intégrité du Site Web ou de nos infrastructures à l’égard d’une utilisation abusive ou illégale. 
10.2     Autorisation limitée.
 Nous requérons de toute tierce partie avec qui nous faisons affaire et qui a accès à vos Renseignements personnels qu’elle respecte la sécurité de vos Renseignements personnels et les traite en conformité avec la loi. Par contrat, nous permettons uniquement à nos fournisseurs de services de traiter vos Renseignements personnels pour des finalités spécifiques et selon nos instructions.

10.3    Application de la loi et communication en vertu d’une loi.
 Nous pouvons divulguer vos Renseignements personnels si nous estimons de bonne foi que cette mesure est requise par une assignation, un mandat, ou toute autre décision judiciaire ou administrative rendue conformément à la loi.

11.  Collecte, utilisation, divulgation et stockage à l’extérieur du Québec ou du Canada

11.1  Transferts internationaux.

Coractive, ses fournisseurs de services et autres tiers à qui Coractive divulgue ou transfère des Renseignements personnels aux termes de l’Avis peuvent exercer des activités à l’extérieur du Canada. Tout Renseignement personnel d’une Personne concernée utilisé, stocké ou consulté dans des pays étrangers ou dans des provinces autres que le Québec peut être assujetti aux lois de ces pays ou d’autres provinces (par exemple, lorsqu’un fournisseur de services exerce des activités à l’échelle mondiale). Par conséquent, les Renseignements personnels peuvent être divulgués à la suite de demandes ou d’exigences valides d’autorités gouvernementales, de tribunaux ou d’autorités chargées de l’application des lois de provinces ou de pays étrangers.

11.2   Exigences relatives aux serveurs.
Nous requérons que nos fournisseurs de services et toutes tierces parties à qui nous divulguons des Renseignements personnels traitent vos Renseignements personnels seulement au Canada, à l’exception des Renseignements personnels suivants qui sont traités aux États-Unis par les fournisseurs de services suivants :

a)            Google LLC (Google Analytics);
b)            Microsoft Corporation (Office 365);
c)             Zoho Corporation Pvt. Ltd; et
d)            LinkedIn Corporation.

11.3   Première localisation du traitement.
Certains de nos fournisseurs de services sont basés à l’extérieur du Québec, du Canada et de l’EEE-RU. Par conséquent, leur traitement de vos Renseignements personnels impliquera un traitement de ceux-ci à l’extérieur de ces juridictions. Toutefois, tel traitement ne constitue pas un transfert de vos Renseignements personnels au sens du RGPD et du RGPD-RU de l’EEE-RU vers cette autre localisation hors de l’EEE-RU puisque le premier traitement (la collecte) de vos Renseignements personnels aura été effectué au Canada.

11.5 Mesures de sécurité.
 Dans tous les cas de transfert de vos Renseignements personnels dans une juridiction autre que le Québec, le Canada ou l’EEE-RU, nous nous assurons que vos Renseignements personnels seront traités de façon sécuritaire en conformité avec cet Avis et qu’aucun transfert de vos Renseignements personnels ne sera fait à une organisation ou un pays à moins d’avoir mis en place des garanties appropriées ou adaptées, incluant quant à la sécurité de vos Renseignements personnels, telles que les clauses contractuelles standards, sauf si les Lois sur la protection de la vie privée ne l’exigent pas. Ces clauses contractuelles standards ou autres garanties appropriées ou adaptées pour ce transfert hors du Canada peuvent être obtenues sur demande au RPRP de Coractive dont les coordonnées figurent au paragraphe 3.1.2.

11.6  Autres informations sur demande.
 Pour toute question au sujet de la collecte, l’utilisation, la divulgation ou le stockage de Renseignements personnels à l’extérieur du Canada, veuillez communiquer avec le RPRP de Coractive dont les coordonnées figurent au paragraphe 3.1.2.

12. Rétention

12.1   Combien de temps conservez-vous mes Renseignements personnels?

 Coractive ne conservera les Renseignements personnels que durant la période raisonnablement nécessaire pour satisfaire aux fins pour lesquels ils ont été recueillis, y compris dans le but de satisfaire aux exigences légales, comptables et de divulgation et, de faire valoir ou défendre ses droits.

Pour déterminer la durée appropriée de rétention de vos Renseignements personnels, nous considérons le nombre, la nature et la sensibilité des Renseignements personnels, le niveau de risque potentiel et la gravité d’une utilisation ou divulgation non autorisée de vos Renseignements personnels et si nous pouvons accomplir les finalités par d’autres moyens, ainsi que les obligations légales, règlementaires, fiscales, comptables et autres applicables.

Vous trouverez ci-dessous les durées précises de rétention de vos Renseignements personnels selon leur catégorie :

12.2   Droit de suppression.
 Dans certaines situations vous pouvez requérir que nous supprimions vos Renseignements personnels tel que prévu au paragraphe 16.1g). Malgré tout, à l’échéance de la période de rétention applicable, nous détruirons de manière sûre vos Renseignements personnels conformément aux Lois sur la protection de la vie privée.

12.3    Anonymisation.
 Dans certaines circonstances, nous anonymiserons vos Renseignements personnels (afin qu’il ne soit plus possible de les associer avec vous) pour des fins de recherches et de statistiques, dans ce cas, nous pourrons utiliser ces Renseignements anonymisés indéfiniment sans vous aviser par la suite.

12.4   Systèmes d’archivage.

Nous utilisons des systèmes d’archivage pour la sauvegarde de nos systèmes informatiques, lesquels emmagasinent vos Renseignements personnels. À l’expiration du cycle normal d’effacement de nos sauvegardes, tous vos Renseignements personnels qui y sont emmagasinés seront définitivement effacés. Nous ne pourrons effacer ces Renseignements personnels avant l’expiration de cette période.
12.5   Autres informations sur demande.

Pour toute question au sujet de la rétention de vos Renseignements personnels, veuillez communiquer avec le RPRP de Coractive dont les coordonnées figurent au paragraphe 3.1.2.

13.  Exactitude

Coractive déploie des efforts raisonnables pour maintenir l’exactitude de vos Renseignements personnels et à voir à ce que ceux-ci soient complets et à jour. Toutefois, si vous constatez des inexactitudes dans nos dossiers ou si vos Renseignements personnels changent, veuillez en informer Coractive, sans délai.

14. Protection des Renseignements personnels

Coractive est résolue à protéger la confidentialité, l’intégrité, la disponibilité et le caractère privé de vos Renseignements personnels. Coractive a recours à des mesures de protection qui sont d’usage dans le milieu des Sites Web et qui sont raisonnables compte tenu de la sensibilité des Renseignements personnels, notamment des mesures de sécurité matérielles, électroniques et organisationnelles.

Par exemple, Coractive restreint l’accès à ses bureaux, forme son personnel en conséquence, limite l’accès aux Renseignements personnels à son personnel qui a besoin de les connaître, lesquels ne sont divulgués que de façon ponctuelle et tel que prévu au présent Avis, a recours à des mots de passe avec double facteurs d’identification et met en place des politiques et des pratiques internes bien définies qui prévoit notamment que le personnel de Coractive ne peut traiter vos Renseignements personnels que conformément à ces politiques. Tout le personnel de Coractive a signé un engagement de confidentialité qui vise notamment la confidentialité de vos Renseignements personnels. 

Malheureusement, la transmission de renseignements par Internet n’est pas complètement sécuritaire. Bien que Coractive fasse tout ce qui est en son possible afin de protéger vos Renseignements personnels, Coractive ne peut pas garantir la sécurité des transmissions de renseignements par le biais du Site Web. Toute transmission par une Personne concernée de Renseignements personnels est effectuée à ses risques et périls. Lorsque nous aurons reçu les renseignements d’une Personne concernée, nous appliquerons nos mesures de sécurité afin de tenter de prévenir tout accès, utilisation et divulgation non autorisés.

Coractive pourra stocker et traiter les Renseignements personnels d’une Personne concernée à son bureau de Québec. Coractive a établi des ententes et des contrôles avec tout tiers fournisseur de services afin d’exiger que ceux-ci protègent, de façon comparable à ce qui est prévu au présent Avis, vos Renseignements personnels qu’ils stockent, manipulent et traitent.

15. Ouverture, transparence

Coractive s’engage à faire preuve de transparence à l’égard de ses politiques et invite les Personnes concernées à communiquer avec le RPRP pour toute question.

16. Vos droits et l’exercice de ceux-ci

16.1   Vos droits.
Vous avez divers droits relativement à notre utilisation de vos Renseignements personnels :

a)   Accès : Vous avez le droit de demander une copie de vos Renseignements personnels que nous conservons ou de consulter ceux-ci. Cependant, nous ne pouvons pas vous communiquer de Renseignements personnels vous concernant lorsque leur divulgation révélerait des Renseignements personnels sur une autre personne ou constituerait une violation des lois applicables.
b)   Exactitude : Nous cherchons à nous assurer que vos Renseignements personnels sont exacts, à jour et exhaustifs. Nous vous invitons à communiquer avec le RPRP aux coordonnées fournies au paragraphe 3.1.2 pour nous aviser si certains de vos Renseignements personnels ne sont pas exacts ou si des changements y ont été apportés afin que nous puissions nous assurer de maintenir vos Renseignements personnels à jour.
c)    Traitement : Vous pouvez demander de l’information sur le traitement de vos Renseignements personnels. Plus précisément, vous pouvez demander quels Renseignements personnels ont été recueillis, comment ils sont traités, les catégories de personnes qui ont accès à ces Renseignements personnels au sein de Coractive, la période de conservation applicable, les coordonnées du RPRP et la source des Renseignements personnels si ces derniers ont été recueillis auprès de tiers.
d)    Refus : Dans certaines circonstances, vous avez également le droit de vous opposer au traitement de vos Renseignements personnels et de nous demander de bloquer, d’effacer vos Renseignements personnels et d’en limiter l’accès.
e)    Droit à la limitation : Vous avez le droit de demander à Coractive de limiter l’utilisation de vos Renseignements personnels dans certaines circonstances.
f)    Portabilité : Dans certains cas, vous avez le droit de demander à ce que certains de vos Renseignements personnels vous soient fournis, ou à un autre responsable du traitement, dans un format technologique structuré, couramment utilisé et lisible par machine.
g)    Suppression : Vous avez le droit d’exiger que vos Renseignements personnels soient supprimés lorsqu’ils ne sont plus requis aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis ou lorsque, notamment, vos Renseignements personnels ont été utilisés illégalement.
h)    Plaintes : Si vous êtes d’avis que vos droits à la protection de Renseignements personnels ont pu être enfreints, vous avez le droit de déposer une plainte auprès de l’Autorité de contrôle applicable ou d’avoir recours aux tribunaux.

16.2  L’exercice de vos droits.
Vous pouvez, à tout moment, exercer tout droit susmentionné en communiquant avec le RPRP aux coordonnées fournies au paragraphe 3.1.2.

16.2.1  Accès aux renseignements
Les Personnes concernées peuvent s’enquérir de leurs Renseignements personnels que nous traitons en communiquant avec le RPRP aux coordonnées fournies au paragraphe 3.1.2.

Coractive répondra généralement à toutes les demandes d’accès dans les 30 jours suivants la réception de toute information nécessaire. Lorsque Coractive n’est pas en mesure d’accorder l’accès, ou si un délai supplémentaire est requis pour satisfaire à une demande, Coractive informera par écrit la Personne concernée.

Coractive pourrait ne pas transmettre certains types de renseignements aux Personnes concernées en raison d’exceptions prévues dans les lois applicables (par exemple, lorsque les dossiers de Coractive renferment des renseignements sur d’autres Personnes concernées, que les renseignements ont été produits dans le cadre d’un processus de règlement des différends, que les renseignements ont été recueillis pour faire enquête sur une violation d’une entente ou une infraction aux lois applicables ou que les renseignements sont assujettis à un privilège juridique). Dans la mesure du possible, Coractive retranchera les renseignements qui ne seront pas communiqués et donnera à la Personne concernée l’accès aux autres renseignements. Si Coractive devait ne pas être en mesure d’accorder l’accès aux Renseignements personnels à la Personne concernée ou de les lui communiquer, Coractive fournira une explication, sous réserve de restrictions, à la Personne concernée.

L’accès à vos Renseignements personnels est gratuit. Dans certaines circonstances, notamment si la demande est excessive ou sans fondement, Coractive peut vous exiger  de payer des frais d’administration aux fins de la transcription, la reproduction ou la transmission de vos Renseignements personnels; Coractive peut également facturer les copies supplémentaires. Avant de donner suite à une demande, Coractive informera la Personne concernée si des frais doivent lui être facturés.

16.2.2   Droit de retirer un consentement
Si vous avez donné votre consentement et que ce dernier est requis pour la collecte, le traitement ou le transfert de vos Renseignements personnels, vous avez le droit de retirer en totalité ou en partie ce consentement. Pour ce faire, veuillez communiquer avec le RPRP. Pour retirer votre consentement à recevoir des communications électroniques marketing de notre part, veuillez cliquer sur les liens de désabonnement de tout courriel de marketing qui vous est envoyé.

Lorsque nous aurons reçu votre avis indiquant que vous avez retiré votre consentement, nous n’utiliserons plus les renseignements aux fins pour lesquelles vous aviez donné votre consentement, à moins qu’il existe une autre base juridique à l’égard du traitement.